1. Introduction
Nos clients utilisent la fonctionnalité 'Enregistrer l'e-mail au format PDF' à diverses fins, comme l'archivage des
e-mails, leur intégration dans des solutions tierces telles que les systèmes ERP et CRM, ou le transfert d'e-mails au
format PDF vers un autre service. Voici quelques exemples:
- Des assurances l'utilisent pour suivre les demandes des clients dans un format lisible et archivable simplement.
- Des avocats utilisent Automatic Email Manager pour conserver une trace de leurs communications par e-mail au format papier ou PDF.
- Des comptables et services des ressources humaines l'utilisent pour recevoir les reçus au format PDF de leur équipe.
Les fonctionnalités intégrées vous permettent d'enregistrer et de convertir vos e-mails avec ou sans pièces jointes en un seul PDF, mais également d'appliquer plusieurs tampons tels que les numéros de page, la date/heure et d'autres champs d'e-mail comme le sujet et l'expéditeur sur chaque pages.
Automatic Email Manager est très simple à configurer et à utiliser. Il fonctionne avec toutes les boîtes emails comme Gmail, Office365, Yahoo, Exchange, AOL, Orange, IMAP, and POP.
EN BREF Trop long; Pas le temps de lire !
- Parfait pour intégrer les emails dans vos ERP, CRM, ou tout autre solution tier
- Le meilleur pour sauvegarder vos emails en PDF sur tous stockages (en local ou en réseau)
- Se connecte à toutes les boites emails: Office365, Gmail, Yahoo, Exchange, AOL, IMAP, POP,...
- Traitement des données localement uniquement, vos données sont importantes et privées, aucune donnée envoyée à l'extérieur du pc/serveur'
2. Dans Automatic Email Manager, créez le scénario pour enregistrer en PDF
Dans cet exemple de scénario simple, le service RH de l'entreprise utilise un processus pour intégrer les reçus de l'équipe de vente dans son système ERP. Le processus implique plusieurs actions : enregistrer l'e-mail et ses pièces jointes en tant que PDF unique sur un lecteur réseau, exécuter un script pour notifier un logiciel tiers, puis supprimer l'e-mail de la boîte de réception. Le processus ne s'applique qu'aux e-mails contenant le mot-clé 'facturette' dans la ligne d'objet ou le corps de l'e-mail.
Etape 1. Ajoutez la boîte email dans Automatic Email Manager
Ici nous saisissons l'adresse email qui va être vérifié en temps réel et qui contient les mots clés.
NOTE: Si vous n'avez pas encore installé la version d'essai de 30 jours
Cliquez ici pour télécharger Automatic Email Manager »
Step 2. Ajout d'un scénario
- Ajoutez l'action pour Enregistrer l'email et les pièces jointes dans un fichier PDF
- Ajoutez l'action pour appeler un script que vous avez écrit for integration in the ERP.
- Ajoutez l'action pour supprimer l'email après 2 jours
Etape 3. Ajoutez une condition pour traiter que les emails contenant 'facturette'
Dans cette exemple, nous souhaitons traiter que les emails qui contiennent le mot clé ‘facturette’ dans le sujet ou le corps de l'email. Vous pouvez également ajouter une règle pour ne traiter que les adresses emails de vos collaborateurs.
3. Prêt, partez et oubliez-le!
Vous êtes maintenant prêt à recevoir vos e-mails directement au format PDF, en temps réel, enregistrés sur n'importe quel lecteur ou système. Avec Automatic Email Manager, une solution robuste, rapide et facile à utiliser, vous pouvez enregistrer des e-mails au format PDF à partir de n'importe quel fournisseur de messagerie tel que Gmail, O365, Yahoo, AOL, etc. De plus, vous pouvez ajouter des actions supplémentaires telles que l'impression du PDF ou son envoi par e-mail, ou même sa publication sur un canal Teams. Les possibilités sont infinies.
